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Vuoi acquistare una segreteria telefonica ma non sai da dove partire? Ecco una breve guida che ti illustrerà le cose principali a cui prestare attenzione prima di procedere con il tuo acquisto.
A cosa serve una Segreteria Telefonica?
La Segreteria Telefonica è un dispositivo che ti consente di poter ricevere messaggi, registrati, quando non sei disponibile o non sei in casa. Questi vengono archiviati nella memoria della segreteria e possono poi essere ascoltati o direttamente dall’apparecchio, oppure anche in remoto (cioè a distanza) con i dispositivi che supportano questo tipo di operazione.
L’acquisto e l’uso di una segreteria telefonica può risultare molto importante sia che tu sia un privato, sia che tu sia il titolare o gestore di un’azienda, in modo tale da non perdere importanti comunicazioni o telefonate di lavoro che potrebbero incrementare il business della tua impresa.
Vediamo ora quali sono le caratteristiche che dobbiamo vedere prima di acquistare un apparecchio.
Le Funzioni Principali di una Segreteria Telefonica
Una Segreteria Telefonica, oltre a registrare i messaggi, deve essere in grado di riprodurli nella migliore maniera possibile, con una buona qualità audio (era un problema che era presente in precedenza, oggi quasi tutti i dispositivi hanno un ottima resa audio). Oltre a questo deve essere possibile registrare un audio che invita le persone che ci hanno chiamato a lasciare un messaggio, e ci deve permettere di riprodurre, mettere in pausa, cancellare e gestire i messaggi che ci arrivano.
Spazio disponibile sulla Segreteria Telefonica
Una caratteristica fondamentale riguarda lo spazio di archiviazione della Segreteria Telefonica. Ogni dispositivo ha al suo interno una memoria che identifica la quantità di dati che la Segreteria può archiviare. Ogni messaggio registrato, infatti, a seconda della sua lunghezza, si trasforma in una quantità di byte che devono essere archiviati sulla memoria del dispositivo, in modo tale da essere riprodotti.
Se ad esempio siamo fuori casa per diverso tempo (giorni o settimane), dovremo necessariamente cercare un dispositivo che abbia una grande quantità di memoria, altrimenti potremmo rischiare di perdere molti messaggi, perché quando la memoria della segreteria si esaurisce, questa non registrerà più alcun vocale che i nostri amici o colleghi ci avranno lasciato.
Durata dei Messaggi
Un’altra caratteristica importante da vedere prima di comprare una Segreteria Telefonica riguarda lo spazio dedicato ai singoli messaggi. Dobbiamo, infatti, sapere quanto potrà essere lungo il nostro messaggio di presentazione, nel quale invitiamo chi ci ha chiamato a lasciare un vocale, sia quanto potrà durare il messaggio di chi ci ha chiamato (solitamente questi due parametri variano dai 40 ai 60 secondi per il nostro messaggio, e dai 90 ai 120 secondi per quello di chi ci ha chiamato).
Identificazione del chiamante
Alcune segreterie telefoniche danno la possibilità di poter identificare il numero della persona che ci sta chiamando. Questa funzione, basilare per sapere chi ci ha lasciato un messaggio quando riascoltiamo i vocali registrati, può essere integrata in alcuni dispositivi anche mentre sta arrivando la chiamata, dando la possibilità, se impostata, di far partire la segreteria o di rispondere normalmente.
Ascolto dei messaggi in remoto
Una caratteristica molto importante può essere quella di avere la possibilità di ascoltare i messaggi salvati nella nostra segreteria anche se ancora non siamo tornati a casa, o se siamo ancora fuori per lavoro. Alcune segreterie, infatti, danno la possibilità di poter ascoltare i messaggi salvati chiamando il proprio numero di telefono e componendo un codice segreto durante il nostro messaggio di benvenuto.
Comunicazione Telefono – Segreteria
Prima di procedere all’acquisto, è bene sapere che possono esserci sia dispositivi indipendenti (un apparecchio, quindi, che è solo segreteria telefonica, da collegare al nostro telefono), oppure apparecchi che integrano insieme le funzionalità di un cordless e di una segreteria.
Alimentazione, Garanzia e Assistenza Tecnica della Segreteria Telefonica
Come per i telefoni, anche le segreterie telefoniche hanno bisogno di essere alimentate, o attraverso una presa di corrente o attraverso delle batterie (funzione utile per poter essere utilizzata anche in assenza di energia elettrica, ad esempio per un guasto temporaneo).
Due aspetti che spesso sono presi poco in considerazione all’inizio, ma che si rivelano invece fondamentali quando potrà capitare di avere problemi con il nostro apparecchio sono la garanzia e l’assistenza. Prima di procedere all’acquisto è bene infatti assicurarsi che il nostro dispositivo disponga di una garanzia abbastanza lunga (è bene anche informarsi se è possibile acquistare un’estensione della garanzia, molti fornitori oggi adottano questa opzione), e di un’assistenza tecnica dedicata. Potrà capitare, infatti, di dover risolvere qualche problema, capire meglio alcune funzionalità o caratteristiche, ed è bene sapere di poter contare su un servizio efficiente da questo punto di vista.
Ricapitolando quindi quanto detto fino ad ora, queste sono le caratteristiche principali di cui tenere conto prima di acquistare una segreteria telefonica:
- Qualità audio
- Spazio disponibile (memoria del dispositivo)
- Durata dei messaggi
- Identificazione del chiamante (possibilità di risposta o di attivazione della segreteria a seconda di chi ci sta chiamando)
- Possibilità di ascoltare i messaggi in remoto
- Comunicazione telefono – segreteria (segreteria integrata nel telefono o come dispositivo a parte)
- Garanzia ed assistenza tecnica
